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第1回 ネットワークでつながるひろがる。の巻

2003年4月 1日 00:00

激動インターネット時代
どうも皆さん、はじめまして。きたぐち@アイリンクでございます。旭川でインターネットコンテンツの企画・制作会社を起業し、 この3月で丸2年となりました。この2年の間にもインターネットが私たちを取り巻く環境は大きく変わりました。 アイリンクがインターネットへの常時接続環境を構築したとき(2001年5月)、128kbpsの回線速度の専用線を引いて、月額30, 000円ものコストが必要でした。それが今では100倍近い回線速度を持つ、ADSL12Mの接続サービスを利用しても月額わずか3, 000円程度のコストですむのです。

僕は大学は文学部の卒業ですから、会社にはいるまでパソコンに触れたことはまったくといっていいくらいありません。 会社にはいってからようやく当時全盛だったワープロ専用機の使い方を覚え、会社の人件費予算の管理を担当するようになって初めて、当時、 MS??DOSのマルチプランという表計算ソフトの使い方を教わり、パソコンに初めて触ったのです。そんな自分が現在、 IT関連業界で仕事をしているのですから、この10年の変化はいまさら僕が説明するまでもないのかもしれませんね。

ITを味方にしよう!
そんな怒涛の変化の中でパソコンの1台くらいは事務所になくちゃってことでPCを導入してみたものの、 いったい何をどうやって仕事に利用したらいいのか、いまではすっかり社員の昼ゲー専用機だったり、やっぱインターネットだべ? って当時NTT一押しだったISDNにして、OCNに加入してみたものの、ほとんど社長のアダルト情報パソコンになっちゃって、 いつのまにかデスクトップに「無修正」とか「SEX」ってアイコンが無数に並んでしまい、 オフィスで立ち上げるにははばかられるようなパソコンになってしまったり。比較的、 業務にうまく使っている会社でもエクセルで見積書や請求書を発行する。 あるいは会計ソフトで経理処理をしているって感じの例が多いのではないでしょうか。 中には社長自らエクセルで前年実績対比表を作ってきれいなグラフもできたんだけど、その実、 思いっきり右下がりグラフになっちゃってることに気づいてない・・・(^_^メ)
パソコンがオフィスの中心に据えられるようになって早10年。そろそろ、「役に立つ」パソコンの使い方、上手な「IT」 との付き合い方を考えていきましょう!!

ネットワークにつなげよう!
パソコンがその実力を如何なく発揮できるのは、複数台のパソコンがネットワークによってつながったときです。たとえば、 あるパソコンで作成したデータを別のパソコンで利用したい場合、 ネットワークでつながっていないと一度データをフロッピーディスクやCD?? Rなどに保存し、 そのデータを別のパソコンで呼び出して使用しますが、 データが2台のパソコンを行ったり来たりしているうちにどちらのパソコンのデータが最新の情報か混乱してしまうことはありませんか。 間違って古いデータを新しいデータに上書きなんてしてしまった日にはあなた!その日1日テンションさがりっぱなしは間違いないところ。 こんなときでも、ネットワーク上のサーバーにデータを保存しておけば、1つのファイルを複数の人間で更新管理しても、 古い情報を上書きしてしまうなんて「大事故」は防げるのです。さらにインターネットに接続していれば、 距離の離れた本社と支店や営業所の間でもインターネット上のネットディスクやグループウエアを介して同じファイルを共有することができるようになります。
例えば、複数のメンバーで一つのプロジェクトを担当している場合、一人が作成した企画書(案) を元に別のメンバーがそれに添付する見積書をつくる、また別のメンバーがイラストやフロー図を作成し、 文書に統合するという作業も効率よくこなす事ができます。また、ネットワーク対応型の経理処理ソフトを使用していれば、 経理スタッフが日々処理する会計データを社長が社長室のパソコンから確認し、 資金繰りや営業計画の作成の基礎データとすることができるのです。 社長は資金繰りのためにいちいち経理スタッフに試算表や入金予定表を作成させ、プリントアウトしてもらう必要はないのですね。

さらにインターネットに接続できると・・・
社内でデータを共有するためにはパソコン同士をケーブルで接続して、共有したいデータを保存するフォルダに共有設定をするか、 ローカルネットワーク内にファイルサーバーを立てることになります。しかし、 これでは社外の人や自宅のパソコンからはファイルにアクセスすることができません。そこで、インターネット上には「ネットディスク」 と呼ばれるサービスがあるのをご存知でしょうか。 言ってみればインターネット上に自分自身やグループで使えるハードディスクが用意されているようなイメージですね。 10MB程度のディスク容量であれば、無料で使えるサービスもあるようです。 フロッピーに入らないような大きなファイルでもネットディスクに保存しておけば、自宅や出張先からアクセスしたり、また、 JVなど複数企業がコラボレーションする場合もインターネット上に共有フォルダを準備しておけば、 ドキュメントをメールに添付して関係者すべてに送信する手間は必要ありません。

効率的! スケジュール管理
僕の仕事では他のWEB制作会社やSOHOとコンソーシアムを組んでプロジェクト的に業務をすることがよくあります。 通常の業務打ち合わせはプロジェクトメンバー同士のメールやメーリングリストを使って行いますが、 どうしても顔を付け合せての打ち合わせが必要な場合もあります。こんなとき、一番困るのが、 お互いのスケジュールを確認して打ち合わせの日程を決めること。プロジェクトのメンバーが多くなればなるほど、 全員のスケジュールを確認して調整することは至難の技。 ここでも活躍するのがネットワークに接続したパソコンで運用するいわゆるグループウエアというソフトです。 グループウエアASPサービスを利用すれば無料??格安の費用でプロジェクトメンバー全員のスケジュールを一気に把握することが可能になるのです。 プロジェクトマネージャーはメンバーのスケジュールをリアルタイムに把握しながら打ち合わせの日程を決めることができます。(ただし、 グループに所属する人がスケジュールを登録してくれるのが大前提ですが・・・)僕がお世話になっている中小企業家同友会の集まりなんかでは、 会議の日程を決めるのが毎回毎回もう大変なんですね。 忙しい社長さんたちのスケジュールと会場のあき日程を同時に調整しなくてはいけないわけですから、 なかなか皆さんがそろうことのできる日ってないわけですよ。そんなときにグループウエアを使ったら便利なのになあって、毎回思うのですが、 今度、機会があったらグループウエアの体験セミナーでもやってみようかな。ってことでまた次回。

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